La gestione dei dati.
Gli archivi del software gestionale ACUT sono strutturati per l'analisi e l'utilizzo di elevati numeri di record. Attraverso i tool di importazione è infatti possibile caricare e aggiornare anagrafiche articoli e listini anche di diverse centinaia di migliaia di voci da file METEL, Angaisa, file Excel, testo, database...
La definizione di listini e sconti.
La gestione dei listini è estremamente flessibile per quanto riguarda sia i listini di acquisto sia quelli di vendita. Attraverso la definizione di scale sconto applicabili per marca, famiglia, categoria o fornitore oppure listini personalizzati di acquisto, il programma permette di determinare in modo preciso i costi di acquisto del materiale, utili sia per l'analisi dei preventivi, sia per l'acquisto o la valutazione del fornitore. In vendita il software permette di definire illimitati listini particolari, listini generali, ricarichi dinamici sul costo, sconti per cliente e categoria, listini personalizzati per materiale e manodopera.
DDT, fatture, note di credito, ...
I documenti in ACUT possono essere creati in modo estremamente semplice attraverso generazione manuale o automatica consentendo l'importazione di voci descrittive o materiale da altri documenti a monte come ordini, commesse, piani di fatturazione, SAL, contratti, rapporti di intervento, richieste di acquisto, preventivi o giacenze. Il gestionale permette la creazione diretta delle fatture elettroniche in formato XML e attraverso un servizio l'invio al Sistema di Interscambio e la conservazione a norma.
La gestione amministrativa e fiscale
La modularità della contabilità ACUT ti permette di decidere se gestire in modo molto semplice solo prime note e scadenzario oppure adempiere agli obblighi fiscali con estrema facilità, tenere bilanci, gestire le distinte Ri.Ba., analizzare schede e partitari, effettuare riclassificazioni, determinare budget per conto e centro di costo e valutarne il raggiungimento, analizzare i flussi di cassa, gestire i cespiti, i ratei e i risconti e molto altro... Il gestionale permette la registrazione automatica delle fatture elettroniche di acquisto da formato XML.
Per analizzare i flussi di cassa
Il modulo Cash Flow permette di controllare e stimare i flussi di cassa futuri sulla base di registrazioni sia contabili sia non contabili inserite nel gestionale. Le entrate e le uscite previste sono infatti alimentate da ordini, ddt, fatture, previsione di fatturazione di commesse e subappalti, registrazioni contabili e scadenzari generici. Tali previsioni permettono di stimare la situazione di cassa e banche ad una certa data o attraverso raggruppamento per periodo. Il modulo è dotato di report e grafici per la consultazione dei dati estratti in maniera rapida e intuitiva.
La preventivazione avanzata
Il modulo di preventivazione avanzata è paragonabile a una fusione tra un foglio di Excel e un documento Word. Il modulo infatti permette sia di creare e analizzare in modo semplice e preciso costi, prezzi, margini, quantità sia di presentare l'offerta con layout accattivanti. Il modulo preventivi consente l'utilizzo di voci specifiche relative a materiale, manodopera, costi extra, articoli composti (kit), righe descrittive, capitoli, parziali, totali. Attraverso la definizione di ricarichi (anche dinamici) o di listini di vendita, il software analizza in tempo reale la situazione del singolo preventivo.
La gestione commerciale dei clienti
Il Contact Manager di ACUT è un CRM che consente di gestire le relazioni con i Clienti (acquisiti o potenziali), fidelizzandoli o acquisendone di nuovi. Contact Manager interagisce con la gestione delle attività, delle agende e dei servizi di ACUT. Questo permette la perfetta organizzazione dell'azienda dal punto di vista commerciale, la pianificazione delle risorse commerciali e delle azioni, finalizzata all'archiviazione, alla raccolta delle informazioni e dei dati e alla chiusura di trattative commerciali.
La gestione delle commesse
Il modulo commesse permette il controllo completo del lavoro su commessa e dei flussi di materiali, manodopera, informazioni e costi extra riferiti a lavorazioni interne o su cantiere.
Il programma permette la creazione e la gestione di commesse in economia, da preventivo (a contratto), di lavorazione, interne o di manutenzione con rapide importazioni ed esportazioni del materiale da preventivi, documenti oppure fogli Excel. In questo modo è possibile tagliare drasticamente i tempi di inserimento dei dati nelle varie fasi di gestione dlla commessa.
La gestione delle commesse permette l’analisi dei costi, dei ricavi, delle quantità di materiale, manodopera e altri costi sostenuti per ogni commessa, il confronto con gli eventuali valori previsti, la rapida fatturazione di acconti, saldi e Stati avanzamento lavori, la creazione di SAL a corpo oppure attraverso rilevazioni e la creazione di efficaci stampe e analisi riepilogative relative a materiale, manodopera e altre voci di costo.
I contratti di subappalto
La gestione dei subappalti prevede la redazione e la stampa del contratto di subappalto sia per quanto riguarda le informazioni descrittive come l'oggetto del contratto, le condizioni finanziarie e le informazioni tecniche, sia per le condizioni economiche pattuite. Il modulo prevede infatti la gestione di importo dei lavori, pagamento, ritenute a garanzia, eventuali acconti e il piano di fatturazione previsto. Il programma permette, di creare e inviare un certificato di pagamento al fornitore per l'autorizzazione alla fatturazione e in contemporanea la registrazione del costo in commessa.
Per creare dichiarazioni di conformità
Il modulo Dichiarazioni di conformità è strettamente collegato al modulo di gestione commesse permettendo l’importazione automatica del materiale utilizzato e dei dati del committente all’interno della Dichiarazione.
La Dichiarazione di Conformità genera le stampe necessarie per la completa compilazione di dichiarazione, relazione tipologica dei materiali e distinta dei componenti dell'impianto.
La gestione delle attività di Service
Il modulo permette la perfetta gestione di tutti i dati, le fasi, le pianificazioni, gli interventi e le attività di manutenzione di impianti e apparecchiature. Consente di gestire le manutenzioni effettuate sia sulla base di un contratto sia gli interventi svolti in economia e in garanzia, su chiamata o programmati.
Le funzioni dell’area Manutenzioni consentono la completa gestione dell'impianto, dei contratti con possibilità di inserire ore, manodopera e materiali inclusi, la fatturazione automatica dei contratti, la pianificazione degli interventi, l'emissione di rapporti di intervento tecnico anche da Mobile, la creazione e l'aggiornamento dello storico della macchina o dell'impianto intero, la gestione delle garanzie, delle matricole, delle sostituzioni, il rinnovo dei contratti e tutte le funzioni necessarie alle aziende che affrontano le problematiche legate alle manutenzioni.
La gestione logistica
La gestione della logistica si interfaccia infatti con moltissimi moduli e configurazioni e per questo ricopre un ruolo di assoluta importanza.
La logistica di Acut affronta non solo in modo dettagliato l'organizzazione del magazzino, dei reparti, dei depositi e dei cantieri, ma anche tutti i flussi relativi ai sistemi di approvvigionamento dei materiali a partire dalle offerte e dagli ordini fino alla ricezione della merce, alla gestione dei resi e di tutti i documenti legati a queste fasi oltre a opzioni più avanzate. Il modulo si interfaccia con lettori codici a barre e con diversi magazzini automatici
La gestione degli ordini a fornitori
Le informazioni e i processi a monte o a valle del ciclo di approvvigionamento possono permettere all’utente di diminuire i passaggi manuali il più possibile, per elaborare ordini a fornitori veloci e completi, per creare richieste di offerta, per tener traccia della merce già ricevuta, di quella ordinata e da ricevere e di tutti i movimenti del materiale relativi a ordini.
Gli acquisti infatti possono nascere manualmente oppure attraverso analisi dei fabbisogni per commesse o ordini oppure da richieste di acquisto. La flessibilità del gestionale consente sempre all’utente di intervenire per effettuare correzioni o variazioni manuali.
Le richieste interne di acquisto (RDA)
La richiesta di acquisto è una richiesta interna di materiale. La richiesta di acquisto viene di norma creata dal responsabile di commessa (Project Manager o capo commessa) per la richiesta di materiale a magazzino e ufficio acquisti in previsione della lavorazione della commessa. La richiesta di acquisto permette l'importazione dalla commessa di tutto o parte del materiale previsto oppure l'inserimento manuale di articoli. La richiesta può produrre, a seconda della disponibilità, un accantonamento del materiale a magazzino commessa, uno o più ordini a fornitori oppure una richiesta di offerta da inviare a uno o più fornitori.
Le richieste di offerta a fornitori (RDO)
La richiesta di offerta è una richiesta di quotazione inviata a uno o più fornitori. Il software permette l'importazione degli articoli dalla lista materiale previsto in commessa, oppure l'inserimento manuale delle voci da richiedere. Il modulo permette l'invio automatico dalla procedura di email con la richiesta ai fornitori selezionati. Nel caso vengano inserite le quotazioni ricevute dai fornitori, il modulo è in grado di evidenziare le migliori combinazioni di costo per articolo - fornitore. In questo modo il programma propone la lista di materiale da ordinare all'utente, permettendo comunque la variazione della proposta e la possibilità di generare automaticamente ordini a fornitore.
La gestione di appuntamenti e chiamate
il modulo Attività è finalizzato alla gestione di comunicazioni e pianificazioni e può essere utilizzato anche come supporto aziendale comunicativo stand-alone o integrato con gli altri moduli del gestionale.
Il modulo permette la creazione di comunicazioni interne aziendali collegate a clienti, potenziali clienti e fornitori, impianti, preventivi e commesse inviabili da utente a utente e tracciabili in qualsiasi momento. Consente inoltre di creare richieste di intervento da parte di clienti. Interagisce con le agende aziendali per permettere la schedulazione delle attività per utenti, tecnici e dipendenti. Il modulo Attività costituisce la spina dorsale attraverso la quale si sviluppano le azioni automatiche del modulo Work-Flow. Il modulo Attività è utilizzabile anche attraverso le piattaforme ACUT Mobile e Web.
Sincronizza calendario e indirizzi
Attraverso le funzioni dell'applicazione Acut "Mail & Collaboration", il gestionale permette la comunicazione e la sincronizzazione di contatti e agenda con Microsoft Outlook. Ciascun appuntamento inserito in agenda ACUT può essere scritto sull'agenda di Outlook. La sincronizzazione può essere eseguita anche da Outlook all'agenda di ACUT.
Sincronizza calendario e indirizzi
Gli appuntamenti inseriti nell'agenda del gestionale possono essere sincronizzati con il servizio di agenda di Google Calendar. L'inserimento di ciascun appuntamento permette la relativa sincronizzazione su Google Calendar previa autorizzazione tramite "consent screen". Viceversa, gli appuntamenti inseriti in Google Calendar permettono l'aggiornamento dell'agenda di ACUT.
L'invio delle email dalle procedure ACUT
ACUT permette di effettuare l'invio diretto via email dalle varie stampe del programma. E' possibile configurare e predefinire regole di compilazione o di invio delle email attraverso diverse configurazioni del modulo.
Cruscotti per estrazione e consultazione
Il cruscotto dinamico è un'area del gestionale configurabile con viste personalizzabili sui dati. L'insieme di viste viene definito "scenario" e permette l'accesso veloce a dati omogenei, informazioni e statistiche inerenti l'ambito di lavoro dell'utente. I cruscotti dinamici permettono la navigazione del dato attraverso il doppio clic sul campo o sul record proposto.
La reportistica
ACUT è dotato di oltre novecento stampe standard tutte modificabili che permettono di accedere a dati statistici o stampe ufficiali da parte dell'azienda. Tutti i report del gestionale sono stampabili, inviabili via email e esportabili in diversi formati (Word, Excel, pdf, csv, txt, ...) direttamente dalla procedura. Le stampe possono essere archiviate e consultate in un secondo momento attraverso una funzione di analisi storico.
Procedura automatica di aggiornamento
AutoUpdate è la funzione che consente alle procedure ACUT di effettuare in modo automatico o semiautomatico l'aggiornamento del software. Attraverso le credenziali di accesso, il programma scarica l'aggiornamento e lo rende operativo.
L'archiviazione documentale
Il modulo di Archiviazione Documentale può essere utilizzato per associare documenti elettronici di qualsiasi formato ed estensione o intere cartelle in numero illimitato a moltissime voci del programma permettendone organizzazione e il facile reperimento
Il programma permette di allegare i documenti, dare una descrizione e un dettaglio al file, associarlo alla voce o a un documento, collegarlo con una commessa o un ordine e girare il tutto a un utente interno.
L'automazione dei processi
Il modulo Work-Flow permette di definire illimitati schemi di processo che guidano gli operatori allo svolgimento di attività automatiche o manuali basate su accadimenti aziendali o eventi temporali. In pratica, dato il verificarsi di una situazione, il programma guida gli operatori in tutte le fasi che devono essere svolte per portare a termine il processo lavorativo, automatizzando le operazioni che devono essere svolte con il gestionale.
Promemoria tramite pop-up
Reminder è il modulo che permette la consultazione di promemoria su attività inserite in agenda anche con l'applicazione chiusa. Il modulo notifica l'utente attraverso finestre pop-up che permettono di ignorare la notifica, posticipare il promemoria o l'appuntamento.
Scadenze e impiego di strumenti
La gestione mezzi, automezzi e attrezzature ricopre un aspetto di fondamentale importanza per tutte quelle aziende che hanno la necessità di seguire con precisione i costi correlati all’utilizzo, l’assegnazione agli operatori e le scadenze relativi a strumentazioni e mezzi comuni.
Attraverso la gestione di strumenti, automezzi e attrezzature è possibile codificare tutte le informazioni riferite a automezzi e attrezzature utilizzati, mezzi e strumenti aziendali. Per ogni voce inserita è possibile gestire le scadenze riferite a incombenze amministrative, fiscali o operative avendo la possibilità di valutare l’andamento del mezzo con contatori che ci possono avvertire sull’utilizzo del mezzo, i costi relativi, il rispetto di budget e le persone responsabili dello strumento.