Gestione e Archiviazione documentale digitale

Panoramica

Il modulo di Gestione e Archiviazione Documentale digitale del gestionale per impiantisti ACUT Impianti è uno strumento che permette l’associazione di qualsiasi file, documento digitale o scansionato e cartella a tutte le voci del gestionale.
Questo modulo è un DMS (Document Management System, sistema di gestione e archiviazione documentale) e permette di organizzare e facilitare il reperimento e l’interazione di documenti e altri contenuti elettronici con voci, anagrafiche e documenti del gestionale.

Il modulo di Gestione e Archiviazione Documentale digitale permette non solo di organizzare e di associare i documenti ai moduli e alle funzioni del gestionale, ma permette anche di associare descrizioni dettagliate al file, raggrupparlo in cartelle, associarlo alla voce o a un documento, collegarlo con una commessa.
Inoltre è possibile inoltrare il documento associato ad un utente del gestionale attraverso l’interazione con il modulo di comunicazione del gestionale Attività.
I file e i documenti, una volta allegati possono essere subito visualizzati in anteprima in qualsiasi momento (direttamente dal gestionale), stampati, aperti con il programma associato al file, modificato e risalvato.
Inoltre i file e i documenti archiviati nel modulo di gestione e archiviazione documentale possono essere selezionati e inviati direttamente da gestionale via email o fax.

Il modulo consente anche di pilotare lo scanner collegato al computer per acquisire immagini o documenti cartacei; in questo caso il documento viene convertito in automatico in formato .pdf e associato alla voce o alla funzione del gestionale.

Operativamente

In pratica il modulo di Gestione e Archiviazione Documentale può essere utilizzato per associare documenti elettronici di qualsiasi formato ed estensione o intere cartelle in numero illimitato a tutte le voci e le funzioni del programma quali: clienti, fornitori, cantieri, reparti di magazzino, articoli, voci composte, personale, automezzi e strumenti, preventivi, commesse, manutenzioni, interventi, rapportini, eventi, ddt, fatture, prime note, etc.

Il modulo è infatti trasversale a tutta la procedura e permette per esempio di: associare i disegni, la pianta del cantiere e gli schemi dell’impianto al preventivo, di associare il preventivo controfirmato alla commessa insieme a dati tecnici e rilievi effettuati, di gestire tutta la documentazione burocratica associandola al lavoro e al cliente, di scansionare i rapportini di intervento e associarli alla commessa, al cantiere e al cliente.

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Caratteristiche Gestione e Archiviazione Documentale digitale

obiettivi del modulo:
  • Diminuire i tempi di accesso alle informazioni non prodotte dal gestionale e centralizzarne l’archiviazione sotto centri di raccolta quali anagrafiche, commesse, preventivi, interventi, etc…
  • Quanto costa alle aziende italiane la gestione tradizionale dei documenti?

  • Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato dall’agenzia NetConsulting per conto di InfoCamere ha esaminato i costi di una gestione documentale “analogica”. Lo studio ha evidenziato che ogni anno in Italia vengono stampate circa 110 miliardi di pagine, di cui 19 miliardi inutilizzate, che generano un costo pari a circa 280 milioni di euro all’anno.
    In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 16 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 18 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro a documento.
    I vantaggi legati all’utilizzo di un software di gestione e archiviazione documentale sono riscontrabili soprattutto nella quotidianità quando il rapido reperimento di un documento cartaceo o archiviato in cartelle su server permette di risparmiare molto tempo a favore dei processi aziendali rilevanti.